Przeprowadzenie kontroli finansowej sprawozdania końcowego Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej Województwa Śląskiego z realizacji projektu „Śląskie programy rewitalizacji – wsparcie dla gmin”

ZAPYTANIE OFERTOWE

na wykonanie zamówienia o wartości netto poniżej 30 000 EURO

W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy PZP na podstawie art. 4 pkt 8.

I. Przedmiot i opis zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzanie kontroli finansowej sprawozdania końcowego opracowanego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Województwa Śląskiego (ROPS), w związku z realizacją projektu Śląskie programy rewitalizacji – wsparcie dla gmin, w latach 2016-2018.

Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli sprawozdania z załącznikami (wzór stanowi załącznik nr 1) opracowanego przez Zamawiającego, jak również do sporządzania protokołu z badania sprawozdania według wzoru przekazanego przez Zamawiającego (wzór stanowi załącznik nr 2).

Dokładny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w dokumencie Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 3).

II. Zamawiający:

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Województwa Śląskiego
ul.Modelarska 10
40-142 Katowice

III. Termin wykonania zamówienia:

Od dnia podpisania umowy do 10 sierpnia 2018 r., z możliwością wydłużenia powyższego terminu (jednak nie później niż do końca 2018 r.), w przypadku przedłużenia terminu realizacji projektu Śląskie programy rewitalizacji – wsparcie dla gmin.

IV. Miejsce wykonania zamówienia:

Siedziba Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej Województwa Śląskiego w Katowicach.

V. Opis kryteriów wyboru oferty:

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami, zakładając że 100% – 100 pkt.:

– 90% stanowi cena, obliczana w ten sposób, że maksymalną punktację 90 punktów otrzymuje wykonawca, który zaoferował najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymują punktację obliczoną wg wzoru:
NC x 90/C
Gdzie:
NC – najniższa zaoferowana cena
C- cena oferty punktowanej
Wszystkie wyniki zostaną przez Zamawiającego zaokrąglone, zgodnie z zasadami matematycznymi, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;

– 10% stanowi doświadczenie w zakresie wykonywania czynności rewizji finansowej jako drugie kryterium oceny ofert. Będzie liczone następująco:

  • doświadczenie: 2 usługi – 0 pkt.;
  • doświadczenie: 3-9 usług – 5 pkt.;
  • doświadczenie: 10 usług i powyżej – 10 pkt.

na podstawie informacji przedstawionych przez Zamawiającego tj. wykazu wykonanych usług (załącznik nr 5) oraz załączonych do niego poświadczeń wykonania usługi, referencji, protokołów zdawczo-odbiorczych itp.

Na ocenę końcową oferty danego Wykonawcy składa się suma punktów z obu kryteriów.

2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca wszystkie wymagane informacje, złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu, która otrzyma najwyższą łączną liczbę punktów.
3. W przypadku złożenia co najmniej dwóch najkorzystniejszych ofert, które uzyskały taką samą liczbę punktów, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru oferty z najniższą ceną.
4. W przypadku, gdy wykonawcy złożyli oferty, które uzyskały taką samą liczbę punktów oraz w których oferenci wykazali taką samą cenę za realizację zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo skierowania dodatkowego zapytania dogrywkowego.

VI. Wymagania wobec oferenta:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się firmy audytorskie, o których mowa w art. 46-47 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym:
1. wpisane na listę firm audytorskich, o której mowa w art. 57 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym;
2. dysponujące osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. biegłymi rewidentami spełniającymi warunki określone w art. 4 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, w tym wpisanymi do rejestru biegłych rewidentów prowadzonego przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów (załącznik nr 6);
3. posiadające niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. W celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać, że w okresie ostatnich pięciu lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, że realizuje co najmniej dwie usługi polegające na badaniu sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych lub badaniu sprawozdania finansowego z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych (załącznik nr 5).

VII. Sposób przygotowania oferty:
1.Wykonawca musi złożyć ofertę zgodnie ze wzorem formularza ofertowego stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.
2.Oferta musi zostać złożona w jednym egzemplarzu.
3. Do formularza ofertowego, Oferent zobowiązany jest dołączyć:
– wykaz wykonanych usług potwierdzających posiadane doświadczenie w zakresie czynności rewizji finansowej, opracowany na podstawie załącznika nr 5 do niniejszego zapytania wraz z dokumentami potwierdzającymi ich przeprowadzenie (np. poświadczenia wykonania usługi, referencje, protokoły zdawczo-odbiorcze itp.). Do każdej z pozycji wymienionych w załączniku nr 5 do niniejszego zapytania musi zostać załączony dokument potwierdzający realizację tej usługi. W przypadku braku takiego dokumentu/takich dokumentów dana usługa nie będzie uwzględniania przy ocenie doświadczenia Oferenta, o którym mowa w części VI lit. c) niniejszego zapytania;
– wykaz osób posiadających uprawnienia do wykonywania zawodu biegłego rewidenta i wpisanych do Rejestru biegłych rewidentów prowadzonego przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów, którzy będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, opracowany na podstawie załącznika nr 6 do niniejszego zapytania. Uprawnienie osób wskazanych w ww. wykazie do wykonywania zawodu biegłego rewidenta będzie weryfikowane na podstawie Rejestru biegłych rewidentów prowadzonego przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów. W przypadku, gdy osoba wymieniona w ww. wykazie nie będzie jednocześnie widniała w Rejestrze biegłych rewidentów nie zostanie uwzględniona przy ocenie spełnienia przez Oferenta wymagania przedstawionego w części VI lit. b) niniejszego zapytania;
– oświadczenie Oferenta o spełnieniu wymogów określonych w punkcie VI zapytania ofertowego, zgodne z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszego zapytania.
4. Oferta musi obejmować zarówno przeprowadzenie kontroli sprawozdania końcowego wraz z załącznikami przekazanymi przez Zamawiającego, jak również sporządzanie protokołu z badania sprawozdania. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i/lub wariantowych. Niewypełnienie tego wymagania spowoduje nieprzyjęcie oferty w niniejszym postępowaniu i jej odrzucenie. Oferta taka nie będzie poprawiana i modyfikowana przez Zamawiającego.
5.Ofertę należy przesłać na adres e-mail oszewczyk@rops-katowice.pl w terminie do dnia 21 czerwca 2018 r.
6.Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7.Niewypełnienie wszystkich wskazanych wymagań, w tym niedostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów, o których mowa w części VII pkt 3 niniejszego zapytania oraz niewypełnienie wszystkich wskazanych pól w formularzu ofertowym spowoduje nieprzyjęcie oferty w niniejszym postępowaniu i jej odrzucenie. Oferta taka nie będzie poprawiana i modyfikowana przez Wykonawcę.
8.Oferta złożona przez Wykonawcę, który nie wykonał lub nieprawidłowo wykonał usługę na rzecz Zamawiającego nie zostanie przyjęta w niniejszym postępowaniu (zostanie odrzucona).
9. Prawdopodobny termin wyboru oferty i ogłoszenia wyników nastąpi do 21 dni od upływu terminu zbierania ofert.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
11. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca uchyli się od popisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej oferty.
12. Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze drogą elektroniczną. Informacja o wyborze zostanie zamieszczona również na stronie internetowej Zamawiającego.
13. Złożenie oferty w przedmiotowym postępowaniu równoznaczne jest z akceptacją warunków umowy stanowiącej załącznik nr 8 do niniejszego zapytania.

VIII. Inne istotne postanowienia dotyczące realizacji usługi:

1. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określi umowa zawarta z wybranym Wykonawcą. Zamawiający zawiera umowę na podstawie własnego wzoru, który zostanie przekazany wybranemu Wykonawcy (wzór stanowi załącznik nr 8).
2. Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia i przekazania faktury VAT/rachunku niezwłocznie po realizacji usługi tj. maksymalnie w przeciągu 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia badania i dostarczenia protokołu.
3. Płatność za przeprowadzenie badania sprawozdania oraz sporządzenie protokołu nastąpi w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury/ rachunku, przelewem na podany numer konta.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści umowy, po jej zawarciu z Wykonawcą, w szczególności w następujących przypadkach:

  • zaistnienia omyłki pisarskiej,
  • zmiany danych teleadresowych,
  • zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy,
  • uzyskania wytycznych ze strony Ministerstwa Rozwoju, które powierzyło Zamawiającemu dotację celową na realizację projektu oraz zmian aktualnych unormowań prawnych dotyczących zasad i sposobów realizacji czynności rewizji finansowej, mających wpływ sposób i/lub termin realizacji zamówienia,
  • zmiany osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia,
  • zmiany źródeł finansowania,
  • w innych sytuacjach, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy i mających charakter zmian nieistotnych tzn. takich, o których wiedza na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o to zamówienie lub na wynik postępowania.

5. Warunkiem zmiany treści umowy jest zawarcie aneksu, po uprzednim powiadomieniu drugiej strony umowy.

IX. Osoba do kontaktu ze strony Zamawiającego:

Oliwia Szewczyk
Tel. 32 730 68 96
e-mail: oszewczyk@rops-katowice.pl

X. Załączniki:
Integralną częścią niniejszego zapytania ofertowego stanowią następujące załączniki:
Załącznik nr 1 – Wzór sprawozdania
Załącznik nr 1 – Załącznik do sprawozdania (1)
Załącznik nr 1 – Załącznik do sprawozdania (2)
Załącznik nr 2 – Wzór protokołu z badania sprawozdania
Załącznik nr 3 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Załącznik nr 4 –  Formularz ofertowy
Załącznik nr 5 – Wzór wykazu wykonanych usług potwierdzających posiadane doświadczenie
Załącznik nr 6 – Wzór wykazu osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia
Załącznik nr 7 – Wzór oświadczenia oferenta o spełnieniu wymogów
Załącznik nr 8 – Wzór umowy


Wybór najkorzystniejszej oferty:

W niniejszym postępowaniu wybrano ofertę następującego Wykonawcy:

Oferta 2
Grupa Gumułka – Audyt Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Matejki Jana 4
40-077 Katowice

Uzasadnienie wyboru:

Wybrana oferta otrzymała maksymalną liczbę punktów podczas oceny końcowej tj. 100 pkt, w tym:

  • kryterium ceny: 90 pkt.  – wybrana oferta była najkorzystniejsza pod względem kryterium ceny (cena brutto wybranej oferty – 4 182,00 zł),
  • kryterium doświadczenia w  zakresie wykonywania czynności rewizji finansowej: 10 pkt. (wybrany Wykonawca poświadczył realizację co najmniej dziesięciu usług w ww. zakresie, w tym co najmniej dwie usługi polegające na badaniu sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych lub badaniu sprawozdania finansowego z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych).

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierował się dwoma kryteriami – ceny i doświadczenia w zakresie wykonywania czynności rewizji finansowej.

Sposób obliczenia oceny końcowej był następujący – zakładając, że 100% – 100 pkt. to:

  • 90% stanowi cena (maksymalnie 90 pkt. – 90 punktów otrzymuje wykonawca, który zaoferował najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymują punktację obliczoną według wzoru:
    NC x 90/C, gdzie:
    NC – najniższa zaoferowana cena
    C- cena oferty punktowanej)
  • 10% – doświadczenie w zakresie wykonywania czynności rewizji finansowej (maksymalnie 10 pkt. – doświadczenie liczone było w następujący sposób: 2 usługi – 0 pkt., 3-9 usług – 5 pkt.; 10 usług i powyżej – 10 pkt.).

Na ocenę końcową oferty danego Wykonawcy składała się suma punktów z obu kryteriów.

Uwzględniając powyższe najkorzystniejszą ofertę zaproponowała firma: Grupa Gumułka – Audyt Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Katowicach (40-077) przy ulicy Matejki Jana 4.